日本語テンプレートの要素
- 件名には契約IDまたはアカウントメールアドレス、サービス名、返金希望の旨を含める。たとえば返金のお願い サービス名 アカウントメールという形式にすると、サポート担当者が件名だけで内容を把握できる。
- 本文にはアカウント情報、解約手続きを行った日付、課金された日付と金額を箇条書きで記載する。事実を時系列で並べるとわかりやすく、感情的な文面は避けて淡々と事実を伝える。
- 最後に返金先の希望と返信期限の目安を添える。5営業日以内にご回答いただけますと幸いです程度の表現にしておくと、催促にも丁寧さにも使える。
英語テンプレートの要素
- 件名はRefund Request - サービス名 - アカウントメールアドレスの形式にする。英語サポートでは件名にアカウント情報を入れると自動で該当アカウントと紐づけてくれるサービスが多い。
- 本文はI cancelled my subscription on 日付, but I was charged on 日付 for $金額のように事実を簡潔に書く。英語では1文を短くし、1段落で完結させるのがサポート対応を速くするコツ。
- Could you please process a refund for this charge?と丁寧に依頼し、その下にアカウント情報を箇条書きで添える。Thank you for your prompt attentionで閉じると、丁寧かつ迅速な対応を期待していることが伝わる。
送付時の注意点
- 返金ポリシーが公開されているサービスの場合は、ポリシーの該当条件を満たしていることを本文に明記する。Appleなら14日以内の返金対応があることを引用し、条件を満たしている旨を記載すると通りやすい。
- 解約完了画面のスクリーンショットと、クレカ明細の該当行をPDFにして添付すると対応が速くなる。画像ファイルよりPDFのほうがサポート側で開きやすい。
- 1週間経っても返信がない場合はリマインドメールを送る。Following up on my refund request sent on 日付のように、元のメールの日付を入れて送ると対応漏れを指摘できる。それでも返答がなければカード会社にチャージバックを相談する。