管理表に必要な列
- 最低限そろえたい列はサービス名、月額料金、年額換算、契約日、次回更新日、決済手段、カテゴリの7つ。これだけあれば月々の支出と更新スケジュールを一覧で把握できる。
- 利用頻度の列を追加する場合は、毎日、週数回、月数回、ほぼ使わないの4段階がちょうどいい。細かすぎる分類は入力が面倒で続かない。
- 備考欄にはサービスごとの解約ページURLと問い合わせ先を貼っておく。いざ解約しようとしたとき、解約導線が見つからずに時間を取られるのを防げる。
- 外貨建てサービスはドル建て原価の列を別に持っておくと便利。ChatGPT Plusの月額20ドルのように、為替で円換算額が毎月変わるサービスの実態を正確に追える。
自動計算の設定
- 月額合計のセルにSUM関数を入れ、年額はその値を12倍した数式で表示する。手作業の計算ミスがなくなり、サービスを追加するたびに自動で合計が更新される。
- 次回更新日が今日から30日以内のサービスを、条件付き書式で赤やオレンジに色づけする。更新日が迫っているサービスが視覚的にわかるので、解約判断を先延ばしにしにくくなる。
- カテゴリ別の小計はSUMIF関数で出す。動画、音楽、ツールといったジャンル分けで金額を見ると、特定ジャンルに支出が偏っていないかが数字で分かる。
- Googleスプレッドシートのフィルタ機能を有効にしておくと、金額の大きい順や更新日順で並べ替えられる。棚卸し時に効率よく見直せる。
運用で気をつける点
- 新しいサブスクを契約したら、その日のうちに管理表に1行追加する。後回しにすると忘れてしまい、管理表と実態がずれる原因になる。
- 料金改定のメールが届いたら、管理表の金額を即座に書き換える。2025年にはSpotifyが月額980円から1,080円に、Netflixスタンダードが1,490円から1,590円に値上げされており、更新を怠ると年額の計算が実態と合わなくなる。
- Excelでも同じ構成の表は作れるが、家族やパートナーとリアルタイムに共有したいならGoogleスプレッドシートのほうが手軽。URLを共有するだけで相手も編集できる。
- 管理表のヘッダー行に命名ルールやカテゴリの定義をメモしておくと、誰が見ても迷わず運用できる。